Неужели вы правда думаете, что миллионеры вроде Ричарда Брэнсона или Билла Гейтса пользуются длинными списками дел и расставляют приоритетные пункты вроде А1, А2, А3 и так до бесконечности?

В своем исследовании, посвященном тайм-менеджменту и продуктивности, я опросил более 200 миллионеров, Олимпийцев, студентов-отличников и предпринимателей. В каждом интервью я просил поделиться советами по продуктивности. И ни один из опрошенных ни разу не упомянул to-do листы.

У такого способа ведения списка дел есть три проблематичных нюанса:

1) To-do листы не рассчитывают время.
Когда мы составляем длинные списки дел, мы чаще всего склоняемся к выполнению небольших задач, которые занимают пару минут, а задачи побольше — сознательно игнорируются. Исследование от компании iDoneThis показало, что 41% от пунктов в to-do листах так и остаются невыполненными.
2) В to-do листах сложно разделить срочные и важные дела. Мы снова выполним срочные дела и забьем на важные. Вот когда вы в последний раз делали маммографию или колоноскопию?
3) To-do листы вызывают стресс.
Незаконченные дела вызывают навязчивые, не поддающиеся контролю мысли, в психологии это называется эффектом Зейгарника. Неудивительно, почему мы чувствуем себя такими подавленными днем и почему не в силах справиться с бессонницей ночью.

Мое исследование подтвердило одну мысль:
Сверхпродуктивные люди не работают по to-do листу, но живут по своему календарю.

Шеннон Миллер выиграла 7 олимпийских медалей с 1992 по 1996 год, участвуя в Олимпиадах по гимнастике в составе сборной США. Сегодня она предприниматель и автор книги “ It’s Not About Perfect”.
В недавнем интервью она сказала мне:
— В период тренировок мне приходилось балансировать между хором, семейными делами, школьной работой, подготовкой к Олимпиадам при помощи специального расписания. Мне нужно было выбирать приоритеты. И по сей день я живу по строгому расписанию, в котором все расписано по минутам.
Дейв Керпен со-основатель двух успешных стартапов и автор бестселлеров New York Times также высказал свое мнение.
— Если не будет моего календаря, не будет выполненных дел. Я расписываю каждые 15 минут своего дня, чтобы успеть провести встречи, просмотреть материалы, писать и выполнить все необходимые дела. И пока я встречаюсь только с теми, кто так же хочет встретиться со мной, я могу выделять один час в неделю на подобные “официальности”.

Крис Дакер успешно жонглирует своими ролями и успевает быть предпринимателем, автором и гостем The New Business Podcast. В чем же его секрет?

“Я просто вношу все в свое расписание. И все. Все, что я делаю ежедневно внесено в мое расписание. 30 минут в соцсетях — в расписании. 45 минут разборки писем — в расписании. Обмен новостями с моей виртуальной командой — в расписании. И самое важное — если чего-то нет в расписании, оно не будет сделано.

Здесь приведены несколько ключевых моментов управления своей жизнью при помощи использования календаря, а не списка дел.

1. Настройте в своем Google Calendar 15-минутную продолжительность мероприятий. Если вы используете этот календарь, то скорее всего там установлен стандарт в 30 или 60 минут. Продуктивные люди тратят ровно столько времени, сколько необходимо на каждое дело. Марисса Майер, (Yahoo CEO) известна своей привычкой отводить на встречи с коллегами не более пяти минут. Когда вы по умолчанию ставите для своих мероприятий продолжительность в 15 минут, вы автоматически успеваете сделать больше дел в течение дня.
2. “Блокировка времени” — это самая главная вещь в вашей жизни. Не позволяйте вашему календарю рандомно заполняться, принимая все запросы, которые к вам приходят. Вам нужно прояснить свою жизнь и обозначить карьерные приоритеты, запланировать неприкасаемые участки времени по этим пунктам. Расписание может включать в себя утреннюю двухчасовую работу над стратегическим планом, который босс от вас требует. Но ваш календарь также должен включать в себя участки времени для упражнений, свиданий или других пунктов, которые составляют основу вашей жизни.
3. Планируйте все. Вместо бесконечной проверки почты, запланируйте для этого занятия три блока времени в день. Вместо того, что писать “Перезвонить сестре” в вашем to-do листе, лучше отведите временной отрезок по вечерам, который будет полностью посвящен пропущенным звонкам.

Источник: https://cdn.ampproject.org/c/www.forbes.com/sites/kevinkruse/2015/07/10/to-do-lists-time-management/amp/
Автор: Kevin Kruse